Rechnungsverarbeitung mit KI automatisieren.

Was ist KI-gestützte Rechnungsverarbeitung?

Bei der KI-gestützten Rechnungsverarbeitung übernimmt eine Software das Auslesen und Vorbereiten von Eingangsrechnungen. Sie erkennt Felder wie Rechnungsnummer, Betrag, Datum und Lieferant, prüft sie auf Plausibilität und übergibt sie strukturiert an das Buchhaltungssystem.

Statt jede Rechnung von Hand zu öffnen, abzutippen und zuzuordnen, läuft dieser Prozess weitgehend automatisch. Die KI kommt auch mit unterschiedlichen Rechnungslayouts zurecht und lernt mit jeder verarbeiteten Rechnung dazu. Die Mitarbeitenden kontrollieren nur noch Ausnahmen, statt jeden Beleg einzeln zu bearbeiten.

Wie funktioniert die Automatisierung Schritt für Schritt?

Der Workflow gliedert sich in fünf Schritte: Erfassung, Auslesen, Prüfung, Freigabe und Übergabe an die Buchhaltung. Nur Ausnahmen landen noch auf dem Tisch eines Menschen.

• ErfassungRechnungen werden automatisch aus dem E-Mail-Postfach, per Upload oder aus dem Scan eingesammelt.
• AuslesenKI und Texterkennung (OCR) extrahieren alle relevanten Daten – auch aus den unterschiedlichen Layouts verschiedener Lieferanten.
• Prüfung & KontierungDie Daten werden auf Plausibilität geprüft und den richtigen Konten und Kostenstellen zugeordnet.
• FreigabeAuffälligkeiten werden zur manuellen Kontrolle markiert, der Rest läuft automatisch durch.
• ÜbergabeDie fertigen Datensätze gehen direkt in euer Buchhaltungs- oder ERP-System.

Was bringt die Automatisierung konkret?

Der größte Effekt ist gewonnene Zeit: Routinearbeit fällt weg, Durchlaufzeiten sinken und Übertragungsfehler werden seltener. Bei einem unserer Kunden sind das rund 15 Stunden pro Woche.

• Zeitersparnis: Routineaufgaben entfallen, das Team kann sich auf wertschöpfende Arbeit konzentrieren.
• Weniger Fehler: Automatisches Auslesen vermeidet Tippfehler und Zahlendreher.
• Schnellere Durchlaufzeiten: Rechnungen werden zeitnah bearbeitet – Skonto-Fristen lassen sich leichter einhalten.
• Skalierbarkeit: Steigt das Rechnungsvolumen, wächst der Workflow mit, ohne dass neue Stellen nötig sind.

Für welche Unternehmen lohnt sich das?

Am meisten profitieren kleine und mittlere Unternehmen mit regelmäßigem Rechnungsaufkommen – vom Handwerksbetrieb über den Handel bis zur Genossenschaft. Ob in der Region Heilbronn-Franken oder deutschlandweit per Remote-Anbindung.

Wir schauen uns im kostenlosen Erstgespräch eure konkreten Abläufe an und sagen ehrlich, ob und wo sich eine Automatisierung lohnt. Sitzt ihr in der Region rund um Schwäbisch Hall und Heilbronn, sind wir gern auch vor Ort; darüber hinaus arbeiten wir deutschlandweit.

Praxisbeispiel: Bürgerenergie-Genossenschaft

Für die EnerGeno Heilbronn-Franken eG, eine Bürgerenergie-Genossenschaft aus der Region, haben wir einen KI-Workflow zur vollautomatischen Rechnungsverarbeitung gebaut. Eingehende Rechnungen werden seither erfasst, ausgelesen und für die Buchhaltung vorbereitet, ohne dass jemand sie abtippt. Das spart dort rund 15 Stunden manuelle Arbeit pro Woche.